Eyni zamanda bir excel faylını necə paylaşmaq olar

Excel sənədi üzərində işləmək prosesində tez-tez bir neçə nəfərin eyni anda ona qoşulması zəruri olur. Və çox vaxt onların sayı bir neçə onlarla hesablana bilər. Buna görə də, əməkdaşlıq məsələsi sadəcə insanları birləşdirməklə məhdudlaşmır, çünki onlar tez-tez tez və effektiv şəkildə redaktə etməyi öyrənməli olan ziddiyyətli dəyişikliklər edə bilərlər.

Kim edə bilər? Usta istifadəçi statusuna malik olan şəxs. Bir sözlə, sənədlə birgə işin nəinki mümkün, həm də səmərəli olması üçün nə etmək lazımdır?

Paylaşılan Excel faylı ilə işləmək xüsusiyyətləri

Excel-də paylaşılan faylla işləmək öz xüsusiyyətlərinə malikdir. Beləliklə, bəzi hərəkətlər istifadəçilər üçün əlçatan deyil:

1. Cədvəllərin yaradılması.
2. Ssenari idarəçiliyi, o cümlədən onlara baxmaq.
3. Çarşafların çıxarılması.
4. İstifadəçilərin bir neçə xananı birləşdirmək və ya əksinə, əvvəllər birləşdirilənləri bölmək imkanı yoxdur. 
5. XML məlumatları ilə hər hansı əməliyyatlar.

Bu məhdudiyyətlərdən necə yan keçmək olar? Sadəcə ümumi girişi aradan qaldırmalı və ehtiyac yarandıqda onu geri qaytarmalısınız.

Budur, eyni cədvəldə birdən çox insanla işləyirsinizsə, mümkün və ya mümkün olmayan bəzi tapşırıqları olan başqa bir cədvəl.

Excel faylını necə paylaşmaq olar

Əvvəlcə hansı faylın eyni anda bir neçə nəfər tərəfindən redaktə edilə bilməsi lazım olduğunu başa düşməlisiniz. Bu yeni və ya mövcud bir fayl ola bilər. 

Parametrlər

Excel-də fayl paylaşmaq üçün etməli olduğunuz hər şey Kitab Paylaşımı bölməsindədir, bu bölməni Nəzərdən keçirmə sekmesine keçərək tapa bilərsiniz.

İki nişanı olan bir pəncərə açılacaq. Bizi avtomatik olaraq açılan birincisi maraqlandırır. Ekran görüntüsündə qırmızı düzbucaqlı ilə qeyd olunan elementin yanındakı qutuyu qeyd etməliyik. Bununla biz bir neçə istifadəçiyə sənədi idarə etməyə imkan veririk.

Redaktə üçün girişi açdıqdan sonra onu konfiqurasiya etməliyik. Bunu etmək üçün ikinci nişanı açın.

Parametrləri daxil etdikdən sonra hərəkətlərimizi təsdiqləyirik. Bunu etmək üçün "OK" düyməsini sol klikləyin. Paylaşım həm yeni, həm də mövcud olan istənilən kitab üçün açıq ola bilər. Birinci halda, onun üçün bir ad tapmalı olacaqsınız. 

Bundan sonra faylı kompüterinizdə saxlamalısınız.

Əhəmiyyətli! Format elə olmalıdır ki, fayl hər bir istifadəçi tərəfindən öz elektron cədvəllər versiyası ilə aça bilsin.

Paylaşılan fayl açılır

Siz faylı şəbəkə paylaşımında və ya fayldan istifadə etmək istəyən iştirakçılara çıxışı olan qovluqda saxlamalısınız. Kataloq seçildikdən sonra sadəcə “Saxla” düyməsini sıxmalıyıq.

Bununla belə, paylaşılan faylı saxlamaq üçün veb serverdən istifadə etməyə icazə verilmir. 

Yuxarıda təsvir edilən bütün əməliyyatları yerinə yetirdikdən sonra, digər insanları birləşdirməyin mümkün olub olmadığını yoxlamaq lazımdır. Bunu etmək üçün "Məlumat" sekmesini açın və birbaşa altındakı "Bağlantılar" maddəsini tapın. Bunun üzərinə klikləsəniz, linkləri və ya keçidləri dəyişdirə biləcəksiniz. Müvafiq düymə yoxdursa, əlaqəli fayllar yoxdur.

Sonra, "Status" nişanı açılır, onun köməyi ilə əlaqələri yoxlamaq mümkündür. Hər şeyin yaxşı olduğunu "OK" düyməsinin olması ilə tanımaq olar.

Paylaşılan Excel İş Kitabını Necə Açmaq olar

Excel həmçinin paylaşılan iş kitabını açmağa imkan verir. Bunun üçün Office düyməsini sıxmaq lazımdır. Açılan panel görünəndə "Açıq" elementini seçməli və paylaşmaq üçün istifadə olunacaq kitabı seçməliyik. Bundan sonra, yenidən Office düyməsini basın və altındakı "Excel Seçimləri" pəncərəsini açın.

Görünən pəncərənin sol tərəfində siz parametrlər kateqoriyasını seçə biləcəksiniz, lakin biz ən ümumi parametrləri ehtiva edən birincisi ilə maraqlanırıq.

Sonra, "Şəxsi parametr" maddəsinə keçin, burada istifadəçiləri süzgəcdən keçirməyə imkan verən məlumatları - istifadəçi adı, ləqəb göstərməlisiniz.

Bu əməliyyatları yerinə yetirdikdən sonra sənəddəki məlumatları redaktə etmək və ya bəzi məlumatlar əlavə etmək mümkün olur. Dəyişikliklərinizi etdikdən sonra yadda saxlamağı unutmayın.

Bu, qənaət zamanı bəzən problemlər yarada bilər. Məsələn, paylaşma yalnız ilk açılış üçün mümkündür və sənədi ikinci dəfə açmağa çalışdığınız zaman proqram xəta verir. Bu, aşağıdakı səbəblərə görə baş verə bilər:

1. Bir neçə iştirakçı eyni xanaya eyni anda məlumat daxil edərsə. Və ya hər hansı digər hissə.
2. İş kitabının ölçüsünün artmasına səbəb olan dəyişiklik jurnalının yaradılması. Bu problemlərə gətirib çıxarır.
3. İstifadəçi paylaşımdan silindi. Bu halda, dəyişiklikləri saxlamaq yalnız onun kompüterində işləməyəcək. 
4. Şəbəkə resursu həddən artıq yüklənib.

Problemi həll etmək üçün aşağıdakı addımları atmalısınız:

1. Dəyişikliklər jurnalını silin və ya ondan lazımsız məlumatları silin. 
2. Sənədin özündə lazımsız məlumatları silin.
3. Paylaşımı yenidən başladın. 
4. Excel sənədini başqa ofis redaktorunda açın və sonra yenidən xls formatında saxlayın.

Düzdür, son versiyalarda bu səhv köhnə versiyalarda olduğu kimi tez-tez baş vermir.

Üzv fəaliyyətinə necə baxmaq olar

Birgə iş zamanı iştirakçılardan birinin bir şeyi korlamaması üçün daim nəzarət etməlisiniz. Buna görə də, onlardan biri tərəfindən hansı hərəkətlərin edildiyini başa düşməyi öyrənməlisiniz. Bunun üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirməlisiniz.

1. "İzləmə" sekmesine keçin və orada "Düzəlişlər" maddəsini tapın. Menyuda "Düzəlişləri seçin" maddəsini seçin.
   

   

2. Sonra, istifadəçilər tərəfindən hansı dəyişikliklərin edildiyini öyrənə biləcəyiniz bir pəncərə görünəcək. Bu siyahı avtomatik olaraq yaradılır. Bu dialoq qutusunda müvafiq elementin yanındakı qeyd xanasına baxmaqla bunun həqiqətən də belə olduğunu yoxlaya bilərsiniz.
   

   

    Bu halda, yuxarı sol küncdəki siyahıda yalnız sonuncu qeyddən sonra edilmiş dəyişikliklər göstəriləcək. Bu, rahatlıq üçün edilir, siz həmişə jurnalda əvvəlki redaktələri görə bilərsiniz.

3. Hər bir iştirakçıya müəyyən bir rəng verilir, onun köməyi ilə dəyişiklikləri kimin etdiyini başa düşə bilərsiniz. Etiketlər yuxarı sol küncdədir. Siz həmçinin vaxta, müəyyən bir istifadəçiyə və ya müəyyən diapazona görə dəyişiklikləri izləyə bilərsiniz, həmçinin onların ekranını söndürə bilərsiniz.
   

   

4. Belə bir işarəsi olan bir xananın üzərinə gətirdiyiniz zaman dəyişiklikləri kimin etdiyini başa düşə biləcəyiniz kiçik bir blok görünür.
   

   

5. Düzəlişləri göstərmək qaydalarına düzəlişlər etmək üçün parametrlər pəncərəsinə qayıtmalı və sonra dəyişikliklərə baxmaq üçün başlanğıc nöqtəsini təyin edə biləcəyiniz "Vaxt üzrə" sahəsini tapmalısınız. Yəni, düzəlişlərin göstəriləcəyi vaxt. Siz son saxlanmadan sonrakı dövrü təyin edə bilərsiniz, bütün dəyişiklikləri bütün vaxtlar üçün göstərmək üçün təyin edə bilərsiniz, yalnız baxılmamış və ya onların göstəriləcəyi tarixi təyin edə bilərsiniz.
   

   

6. Siz həmçinin yalnız müəyyən bir üzv tərəfindən edilən düzəlişlərin göstərilməsinə nəzarət edə bilərsiniz.
   

   

7. Müvafiq sahədən istifadə edərək, əmrin hərəkətlərinin qeyd olunacağı vərəqin diapazonunu təyin edə bilərsiniz.

Siz həmçinin lazımi yerlərdə müvafiq qeyd qutularını qeyd etməklə başqa dəyişikliklər edə bilərsiniz.

Dəyişikliklərin siyahısı ölü çəki deyil. Əsas istifadəçi digər iştirakçıların redaktələrini nəzərdən keçirə, onları təsdiq və ya rədd edə bilər. Bunu necə etmək olar?

1. "İnceləmə" sekmesine keçin. İstifadəçinin düzəlişləri idarə edə biləcəyi "Düzeltmələr" menyusu var. Açılan paneldə "Düzəlişləri qəbul et / rədd et" seçimini seçməlisiniz, bundan sonra düzəlişlərin göstərildiyi bir pəncərə görünəcəkdir.
   

   

   

2. Redaktələrin seçimi əvvəllər təsvir olunduğu kimi eyni meyarlara əsasən həyata keçirilə bilər: zamana görə, müəyyən bir istifadəçi tərəfindən və ya müəyyən bir diapazonda. Lazımi parametrləri təyin etdikdən sonra OK düyməsini basın.
3. Sonra, əvvəlki addımda müəyyən edilmiş şərtlərə cavab verən bütün düzəlişlər göstərilir. Pəncərənin altındakı müvafiq düyməni klikləməklə müəyyən redaktə ilə razılaşa və ya ondan imtina edə bilərsiniz. Düzəlişləri toplu qəbul etmək və ya rədd etmək də mümkündür.
   

   

İndi lazımi düzəlişlər qalıb, əlavələr isə çıxarılıb.

İstifadəçini excel faylından necə çıxarmaq olar

Zaman zaman istifadəçiləri birgə müəlliflikdən kənarlaşdırmaq lazım gəlir. Çox sayda səbəb ola bilər: onlara başqa bir tapşırıq verildi, iştirakçı başqa kompüterdən düzəlişlər etməyə başladı və s. Excel-də bu tapşırığı yerinə yetirmək heç də çətin deyil.

Əvvəlcə "İzləmə" sekmesini açın. "Dəyişikliklər" qrupu var, burada "Kitab əldə etmək" seçimi var.

Bundan sonra ekranda daha əvvəl gördüyümüz eyni pəncərə görünəcək. Cədvəldə dəyişiklik edə biləcək bütün insanların siyahısını Redaktə et tabında tapa bilərsiniz. Hazırda ehtiyacımız olmayan bir istifadəçini silmək üçün onu bu siyahıda tapmalı, siçanın sol düyməsini sıxaraq onu seçməli və aşağıda yerləşən “Sil” düyməsini sıxmalısınız.

Bundan sonra, Excel istifadəçiyə xəbərdarlıq edəcək ki, bu iştirakçı tərəfindən edilən düzəlişlər hazırda iş kitabında dəyişiklik edirsə, saxlanmaya bilər. Razısınızsa, "OK" düyməsini basın və istifadəçi daha paylaşılmayacaq.

Paylaşılan iş kitabının istifadəsini necə məhdudlaşdırmaq olar

Paylaşılan kitabdan istifadəni məhdudlaşdırmağın ən yaxşı yolu istifadəçini silməkdir. Bu uyğun deyilsə, siz müəyyən bir iştirakçı tərəfindən kitaba baxmaq və ya redaktə etmək hüququnu təyin edə bilərsiniz.

Bununla yanaşı, bəzi məhdudiyyətlərin defolt olaraq paylaşma üçün qurulduğunu xatırlamaq vacibdir. Onlar yuxarıda təsvir edilmişdir. Onları xatırlayaq, çünki təkrar öyrənmənin anasıdır.

1. Məlumatları avtomatik yeniləyən və bir çox başqa xüsusiyyətlərə malik smart masalar yaratmaq qadağandır.
2. Skriptləri idarə edə bilməzsiniz. 
3. Vərəqləri silmək, hüceyrələri birləşdirmək və ya ayırmaq üçün daxili məhdudiyyət var.
4. XML məlumatlarında bütün əməliyyatları yerinə yetirin. Sadə sözlə desək, onların massivlərinin redaktəsi də daxil olmaqla, böyük həcmdə məlumatların strukturlaşdırılması ilə bağlı məhdudiyyətlər var. XML yeni başlayanlar üçün ən qaranlıq fayl növlərindən biridir, lakin həqiqətən olduqca sadədir. Bu tip fayl ilə siz sənədə toplu dəyişikliklər etməklə məlumatları ötürə bilərsiniz. 

Sadə dillə desək, həmmüəlliflik sənəd üzərində standart əməliyyatları yerinə yetirməyə imkan verir, lakin daha peşəkar variantlar yalnız bir şəxs üçün mövcuddur. Bunun səbəbi, eyni makroların və ya XML toplu dəyişikliklərinin geri qaytarılması bir qədər çətin olmasıdır. 

Paylaşmanı söndürmək və sonra onu yenidən aktivləşdirmək Excel istifadəçilərinin edə biləcəyini məhdudlaşdırmağın başqa bir yoludur. Lazımi dəyişiklikləri özünüz edə bilərsiniz və bununla da digər insanları müvəqqəti olaraq nəyisə redaktə etmək imkanından məhrum edə bilərsiniz.

Bunu etmək üçün bu addımları yerinə yetirməlisiniz.

1. "İzləmə" sekmesini açın, "Düzəlişlər" maddəsinə keçin və açılan menyudan "Düzəlişləri vurğulayın" maddəsini seçin.
2. Bundan sonra, "İstifadəçi" və "Aralıqda" maddələrinin yanındakı qutuları işarələməli olduğunuz bir pəncərə görünür.
3. Bundan sonra, məlumatların ehtiyat nüsxəsi üçün zəruri olan bir dəyişiklik jurnalı görünür.

Bundan sonra paylaşımı söndürə bilərsiniz. Bunu etmək üçün lentdəki eyni tabda "Kitaba daxil olmaq" maddəsini seçin və "Birdən çox istifadəçiyə faylı dəyişdirməyə icazə verin" işarəsini çıxarın.

Budur, indi paylaşma deaktiv edilib.

Beləliklə, Excel-də birgə müəllifliyi qurmaq olduqca asandır. Əlbəttə ki, sənəddən tam istifadə etməyə imkan verməyən bəzi məhdudiyyətlər var. Ancaq onlar olduqca sadə şəkildə həll olunur, paylaşmanı bir müddət söndürmək və lazımi dəyişikliklər edildikdən sonra onu açmaq kifayətdir.