Excel-də məlumatların qruplaşdırılması və qruplaşdırılması. Fotoşəkil ilə addım-addım təlimat

İndi informasiya əsridir. İnsanların hər gün emal etməli olduğu məlumatların miqdarı getdikcə artır. Bu, iş də daxil olmaqla, həyatın bütün mümkün sahələrinə aiddir. İndi insan fəaliyyətinin getdikcə daha çox sahələri var ki, orada böyük miqdarda məlumatı tez emal etmək qabiliyyətinə kəskin ehtiyac var.

Bunu etməyə imkan verən Excel xüsusiyyətlərindən biri qruplaşdırmadır. Fakt budur ki, məlumatların strukturlaşdırılması bütün mövcud məlumatlarla deyil, yalnız kiçik hissələrlə işləməyə kömək edir. Eyni tipli məlumatları bir blokda yığırsınızsa, bu, həm kompüter üçün, həm də insanın özü üçün daha asandır. Demək olar ki, məlumatların strukturlaşdırılması tələb olunmayan heç bir sahə yoxdur:

1. Satış məlumatlarının işlənməsi. Anbarlar mütəmadi olaraq müxtəlif maya dəyəri, çəkisi, tədarükçüsü, adı və s. olan geniş çeşidli malların böyük partiyalarını alır. Məlumatların strukturlaşdırılması bütün bu məlumat massivində naviqasiyanı asanlaşdırır.
2. Araşdırmalar. Təhsilin və öz-özünə təhsilin keyfiyyəti məlumatın nə dərəcədə düzgün qurulduğu ilə sıx bağlıdır. Buna görə də, əgər siz eyni tipli məlumatları yan-yana düzgün qruplaşdırsanız, təkcə statistika ilə bağlı praktiki tapşırıqları deyil, məsələn, nəzəri tapşırıqları yerinə yetirmək, ev tapşırıqlarını təşkil etmək və s. daha asan olacaq.
3. Mühasibat Hesabatı. Mühasiblər müntəzəm olaraq hər birinin digər nömrələrlə əlaqəsi olan nömrələrlə məşğul olmalıdırlar. Bir-biri ilə əlaqəli çoxlu sayda uXNUMXbuXNUMX dəyərlə və fərqli tipli məlumatlarla işləməyi daha rahat etmək üçün məlumatların qruplaşdırılmasından istifadə etmək çox rahatdır.

Həmçinin məlumatların qruplaşdırılması funksiyası köhnəlmiş məlumatları gizlətməyə imkan verir. Gəlin onun necə işlədiyini və ondan necə istifadə edə biləcəyinizi görək.

Funksiya parametrlərini necə təyin etmək olar

Məlumatların qruplaşdırılması ilə işləmək üçün əvvəlcə onu konfiqurasiya etməlisiniz. Bunu etmək üçün "Məlumatlar" sekmesine keçin və orada "Struktur" seçimini tapın. Sonra, aşağı sağ küncdə bir düyməni tapmaq lazım olan bir pop-up paneli görünəcək.

Bundan sonra, müvafiq onay qutularını seçməyiniz və OK düyməsini sıxmağınız lazım olan bir pəncərə görünəcək. Bu parametrlər məlumatların necə göstəriləcəyinə nəzarət edir.

Mühüm: praktikada, bir çox insanlar məlumatların altında yekunları göstərməyi olduqca əlverişsiz hesab edirlər. Buna görə də, bu qutunu işarəsiz qoya bilərsiniz. Həmçinin “Avtomatik Üslublar” qutusunu yoxlamaq tövsiyə olunur.

Bu addımları tamamladıqdan sonra dərhal məlumatları qruplaşdırmağa başlaya bilərsiniz.

Məlumatları sətirlərə görə necə qruplaşdırmaq olar

İndi təcrübədə sıraları qruplaşdırmaq üçün nə etmək lazım olduğunu anlayaq.

1. Qruplaşdırmaq istədiklərimizin üstündə və ya altında yeni cərgə yaradın. Hamısı əvvəlki mərhələdə nəticələri göstərməyin hansı üsulunun seçildiyindən asılıdır.
2. Növbəti addım əlavə edilmiş cərgənin yuxarı sol xanasında cədvəl başlığı yaratmaqdır. Bu, müəyyən bir əsasda ümumi olan hüceyrələrin birləşdiriləcəyi qrupun adı olacaq.
3. Yeni yaradılmış cərgənin altındakı və ya yuxarıdakı sahədə bütün xanaları seçin (ilk addımda gördüyümüz işlərdən asılı olaraq). Bundan sonra, məlumat sekmesinde "Struktur" düyməsini axtarırıq və orada "Qrup" seçimini tapırıq. Açılan paneldə oxu və ya əmrin adını deyil, işarəni vurmaq vacibdir.

Əgər siz hələ də aşağı oxu klikləsəniz, qruplaşdırma funksiyasını seçə və ya struktur yarada biləcəyiniz əlavə menyu görünəcək. Biz bu mərhələdə ilk növbədə qruplaşmada maraqlıyıq.

Bundan sonra qruplaşdırmanın aparılacağı əsas xüsusiyyəti seçirik. Bu satırlar və ya sütunlar ola bilər. Heç bir şeyi dəyişdirməsəniz, ilk element standart olaraq seçilir. Parametrlərin ehtiyacımıza uyğun qurulduğuna əmin olduqdan sonra OK düyməsini sıxaraq hərəkətlərimizi təsdiqləməliyik. Biz sıra ilə qruplaşdırdığımız üçün heç nəyi dəyişməyə ehtiyacımız yoxdur, sadəcə olaraq iki dəfə yoxlamaq lazımdır.

Mühüm: əgər obyektləri qruplaşdırmağa başlamazdan əvvəl koordinat panelində xananı deyil, bütün sütunları və ya sətirləri seçsəniz, bu dialoq qutusu görünməyəcək. Proqram özü nə edəcəyini anlayacaq.

Xətlərin qruplaşdırılması faktını koordinat panelindəki mənfi işarə ilə başa düşə bilərik. Bu, bizə məlumatların açıqlandığını bildirir. İndi biz bu işarəyə klikləməklə və ya bir az yuxarı olan 1 düyməsini sıxmaqla onları gizlədə bilərik (bu qruplaşmanın dərəcəsini göstərir).

Xətlərin gizləndiyini, mənfi işarənin isə artıya dəyişdiyini görürük. İstədiyiniz xətti açmaq üçün üzərinə klikləyə bilərsiniz, sonra proqram bunu özü edəcək. Bütün xətləri genişləndirmək lazımdırsa, bu halda koordinat panelinin yuxarısında yerləşən "2" düyməsini sıxmalısınız.

Sütunları necə qruplaşdırmaq olar

Sütunları qruplaşdırmaq üçün hərəkətlərin alqoritmi təxminən eynidır:

1. Parametrlərdə hansı variantları seçdiyimizdən asılı olaraq qruplaşdırılacaq sahənin soluna və ya sağına yeni sütun daxil etməliyik.
2. Qrupun adını görünən sütunun ən yuxarı xanasına yazırıq.
3. Qruplaşdırmalı olduğumuz bütün sütunları seçirik (yalnız birinci mərhələdə əlavə etdiyimizi buraxırıq) və sonra yuxarıda təsvir olunan alqoritmlə eyni şəkildə "Qrup" düyməsini basın.
4. İndi kiçik pəncərədə "Sütunlar" maddəsini vurmalı və "OK" düyməsini sıxmalıyıq.
5. Uğurlar.

Qeyd. Satırları qruplaşdırarkən olduğu kimi, üfüqi koordinat çubuğunda bütün sütunları seçsək, kiçik bir dialoq qutusu almırıq.

Çoxsəviyyəli qruplaşdırmanı necə etmək olar

Excel funksional proqramdır, lakin onun imkanları yuxarıdakı nümunələrdə təsvir olunduğu kimi bir səviyyəli qruplaşdırma ilə bitmir. Hüceyrələri bir neçə səviyyəyə görə qruplaşdırmaq imkanı da var. Bu aşağıdakı şəkildə edilir:

1. Başlamaq üçün, əsas qrup yuxarıda göstərilən qaydada yaradılır. Bundan sonra ona alt qruplar əlavə olunacaq.
2. Bundan sonra əsas qrupun açıldığına əmin oluruq. Bunda biz də yuxarıda təsvir edilən hərəkətləri yerinə yetiririk. Xüsusi addımlar şəxsin satır və ya sütunlarla işləməsindən asılıdır.
3. Nəticədə bir neçə səviyyəli qruplar yaradıla bilər.

Məlumatların qrupdan çıxarılması üçün təlimatlar

Əvvəllər yaradılmış qrup və ya alt qrupa artıq ehtiyac olmadıqda vəziyyət yarana bilər. Bunun üçün ayrıca bir funksiya var - "Qrupu ayır". Onu həyata keçirmək üçün aşağıdakı addımları yerinə yetirməlisiniz:

1. Qrupun bir hissəsi olan elementləri seçin.
2. "Məlumat" sekmesini açın.
3. Orada "Struktur" qrupunu tapırıq, onu aşağıdakı ox ilə açırıq.
4. Orada "Qrupu ləğv et" düyməsini basın. Yazıya deyil, işarəyə klikləmək çox vacibdir.

Sonra, qrupdan çıxarmaq istədiyimizi seçirik. Daha əvvəl qruplaşdırdıqlarımızdan asılı olaraq uyğun olan elementi seçirik. Fəaliyyəti tamamladıqdan sonra OK düyməsini basın.

Diqqət! Əgər bundan əvvəl çoxsəviyyəli qruplaşma aparılıbsa və ya bir neçə fərqli qrup yaradılıbsa, o zaman onlar ayrıca islahat edilməlidir.

Burada da belə bir nəticə əldə edirik.

Bu, hüceyrələrin qrupdan çıxarılması üçün ümumi bir alqoritmdir, lakin hər hansı bir işdə olduğu kimi, bir çox nüanslar var. Gəlin onlara daha ətraflı baxaq.

Vərəqləri necə qruplaşdırmaq olar

Vərəqləri vaxtaşırı qrupdan çıxarmaq lazım ola bilər. Bunu etmək üçün aşağıdakı hərəkətlər ardıcıllığını yerinə yetirməlisiniz:

1. Başlamaq üçün qruplaşdırılmış vərəqləri tapırıq. Əgər vərəqlər əvvəlcədən qruplaşdırılıbsa, onlar eyni rəngdə və ya başlıq qalın şriftlə göstəriləcək.
2. Bundan sonra, qrupdakı vərəqlərdən birinə sağ klikləməlisiniz və sonra kontekst menyusunda "Cədvəlləri ayırın" düyməsini sıxmalısınız. İndi onlar qrupdan çıxarılacaq və bütün dəyişikliklər digərlərindən asılı olmayaraq onlara ediləcək.

Vərəqləri qrupdan çıxarmağın başqa bir yolu Shift düyməsini istifadə etmək və sonra qrupdan çıxarmaq istədiyiniz qrupdakı aktiv vərəqə klikləməkdir. Yəni qrupdan çıxarılması tələb olunan qrupu müəyyən etməli, sonra tablardan birinə klikləyin və Shift düyməsini basıb saxlayaraq üzərinə klikləyin.

Dəyişikliklər edildikdən sonra bəzi vərəqləri qruplaşdıra bilərsiniz. Bunu etmək üçün Ctrl və ya Cmd düyməsini basın (birincisi Windows ilə işləyən kompüterlər üçün, ikincisi isə Apple texnologiyası üçündür) və düyməni tutaraq növbə ilə qrupa birləşdirmək istədiyiniz vərəqləri vurun. Bundan sonra proqram istifadəçi üçün hər şeyi edəcək.

Əl ilə qruplaşdırılmış məlumatları necə qruplaşdırmaq olar

Hüceyrələrin qruplarını açmazdan əvvəl onların necə qruplaşdırıldığını başa düşməlisiniz: əl ilə və ya avtomatik. Manual qruplaşdırma yuxarıda təsvir edilən üsul hesab olunur. Qrupların avtomatik yaradılması onların müəyyən funksiyalardan istifadə etməklə yaradıldığı zamandır. Məsələn, ara cəmi yaratdıqdan sonra. Bu imkandan istifadə edildiyini “Aralıq nəticələr” sətirindən başa düşmək olar.

Əgər verilənlər eyni adlı funksiya vasitəsilə qruplaşdırılıbsa Excel, sonra onu dağıtmaq üçün qrupun yerləşdirildiyinə əmin olmalısınız. Əgər yoxsa, onda sol tərəfdəki yan paneldəki + düyməsini sıxmalısınız. Qrupun yerləşdirildiyi faktını biz düymə ilə mühakimə edə bilərik - eyni yerdə. Qrupu genişləndirdiyimiz zaman həm gizli sıraları, həm də qrupları görməyə başlayırıq. Bundan sonra, klaviatura və ya sol siçan düyməsini istifadə edərək, qrupdakı bütün hüceyrələri seçin və sonra - yuxarıda təsvir olunan alqoritmə uyğun olaraq.

Çox az adam bilir ki, əl ilə qruplaşdırılmış hüceyrələrin qrupdan çıxarılmasının başqa bir yolu var - isti düymələrdən istifadə etməklə.

Bunu etmək üçün əvvəlcə qruplaşdırılmış sütunları seçməlisiniz və sonra Alt + Shift + Sol ox düymələrini sıxmalısınız. İş Mac OS altında idarə olunan bir kompüterdə aparılırsa, o zaman Command + Shift + J düymələri birləşməsindən istifadə etməlisiniz.

Avtomatik olaraq qruplaşdırılmış məlumatları necə qruplaşdırmaq olar

Əvvəlki paraqrafda aparılan yoxlama nəticəsində məlumatların avtomatik olaraq qruplaşdırıldığı ortaya çıxsa, hər şey bir qədər daha mürəkkəbdir, çünki bu vəziyyətdə standart qrupdan çıxarma funksiyası işləməyəcəkdir. Fəaliyyətlər məlumatların qruplaşdırılmasının nədən ibarət olmasından asılıdır. Bu, "Art-cəmlər" funksiyasıdırsa, hərəkətlərin ardıcıllığı aşağıdakı kimidir:

1. Eyni sekməni əsas paneldəki məlumatlarla açırıq (və ya lent, tez-tez adlandırıldığı kimi).
2. "Alt cəmi" düyməsini kliklədikdən sonra (bu, ikinci addım olaraq etməli olduğumuz şeydir) bir pəncərəmiz olacaq. Düymənin özü eyni bölmədə yerləşir - Struktur. Bundan sonra, "Hamısını sil" düyməsini basmalı olduğumuz bir pəncərə görünəcək. Onu pəncərənin aşağı sol küncündə və ya başqa yerdə tapmaq olar (Office versiyasından və xüsusi cədvəl proqramından asılı olaraq).

Diqqət! Bu üsul təkcə qrupu deyil, həm də ara cəmiləri silir. Buna görə də, onları saxlamaq lazımdırsa, qrup elementlərini başqa vərəqə köçürmək və qruplaşdırılmamış kimi istifadə etmək daha yaxşıdır.

Məlumatları qruplaşdırmaq və ya qrupdan çıxarmaq üçün cədvəllə istənilən əməliyyatlar üçün güclü tövsiyə. Bunu etməzdən əvvəl orijinal cədvəlin surətini çıxartmalısınız. Bu halda, bir şey plana uyğun getmədikdə, sənədin orijinal görünüşünü bərpa edə bilərsiniz.

Beləliklə, Excel verilənlərin strukturlaşdırılması üçün çox geniş funksionallığa malikdir. Əlbəttə ki, bir insan üçün hər şeyi edə bilməyəcək, lakin strukturlaşdırılmış məlumatlarla işi daha rahat təşkil etməyə imkan verir. Qalanını şəxs etməli olacaq. Bununla belə, bu, çox sayda ədədi və mətn məlumatı ilə işləməli olanlar üçün çox faydalı olacaq çox funksional bir vasitədir.