Mündəricat
Verilənlər bazası (DB) dedikdə, ağlına gələn ilk şey, əlbəttə ki, SQL, Oracle, 1C və ya ən azı Access kimi hər cür gurultulu sözlərdir. Əlbəttə ki, bunlar böyük və mürəkkəb bir şirkətin işini çoxlu məlumatlarla avtomatlaşdıra bilən çox güclü (və əksər hallarda bahalı) proqramlardır. Problem ondadır ki, bəzən belə güc sadəcə lazım deyil. Biznesiniz kiçik və nisbətən sadə iş proseslərinə malik ola bilər, lakin siz də onu avtomatlaşdırmaq istəyirsiniz. Kiçik şirkətlər üçün bu, çox vaxt sağ qalmaq məsələsidir.
Başlamaq üçün, TOR-u formalaşdıraq. Əksər hallarda mühasibat uçotu üçün verilənlər bazası, məsələn, klassik satışlar aşağıdakıları bacarmalıdır:
- saxlamaq Cədvəllərdə mallar (qiymət), başa çatmış əməliyyatlar və müştərilər haqqında məlumat verin və bu cədvəlləri bir-biri ilə əlaqələndirin
- rahat olsun giriş formaları məlumatlar (açılan siyahılarla və s.)
- avtomatik olaraq bəzi məlumatları doldurun çap formaları (ödənişlər, hesablar və s.)
- lazım olanı verir hesabat menecer nöqteyi-nəzərindən bütün iş prosesinə nəzarət etmək
Microsoft Excel bütün bunları bir az səylə həll edə bilər. Gəlin bunu həyata keçirməyə çalışaq.
Addım 1. Cədvəllər şəklində ilkin məlumatlar
Biz məhsullar, satışlar və müştərilər haqqında məlumatları üç cədvəldə saxlayacağıq (eyni vərəqdə və ya fərqli cədvəllərdə - fərqi yoxdur). Gələcəkdə bu barədə düşünməmək üçün onları avtomatik ölçülü "ağıllı masalara" çevirmək əsaslı şəkildə vacibdir. Bu əmrlə edilir Cədvəl kimi formatlayın nişanı Əsas səhifə (Ev - Cədvəl kimi format). Sonra görünən tabda konstruktor (Dizayn) sahədə cədvəllərə təsviri adlar verin Cədvəlin adı sonra istifadə üçün:
Ümumilikdə üç "ağıllı masa" almalıyıq:
Nəzərə alın ki, cədvəllərdə əlavə aydınlaşdırıcı məlumatlar ola bilər. Beləliklə, məsələn, bizim qiyməthər bir məhsulun kateqoriyası (məhsul qrupu, qablaşdırılması, çəkisi və s.) və cədvəl haqqında əlavə məlumatı ehtiva edir Müştəri — onların hər birinin şəhər və rayon (ünvan, VÖEN, bank rekvizitləri və s.).
Masa Satış sonradan ona tamamlanmış əməliyyatları daxil etmək üçün tərəfimizdən istifadə olunacaq.
Addım 2. Məlumat daxiletmə formasını yaradın
Əlbəttə ki, satış məlumatlarını birbaşa yaşıl cədvələ daxil edə bilərsiniz Satış, lakin bu həmişə əlverişli deyil və "insan amili" səbəbindən səhvlərin və yazı xətalarının yaranmasına səbəb olur. Buna görə də, belə bir şeyin ayrıca vərəqinə məlumat daxil etmək üçün xüsusi bir forma hazırlamaq daha yaxşı olardı:
B3 xanasında yenilənmiş cari tarix vaxtını əldə etmək üçün funksiyadan istifadə edin TDATA (İNDİ). Vaxt lazım deyilsə, əvəzində TDATA funksiyası tətbiq oluna bilər TODAY (BUGÜN).
B11 xanasında ağıllı cədvəlin üçüncü sütununda seçilmiş məhsulun qiymətini tapın qiymət funksiyasından istifadə etməklə VPR (BAXIN). Əgər əvvəllər qarşılaşmamısınızsa, əvvəlcə buradakı videonu oxuyun və baxın.
B7 xanasında bizə qiymət siyahısındakı məhsullar olan açılan siyahı lazımdır. Bunun üçün əmrdən istifadə edə bilərsiniz Məlumat - Məlumatların Təsdiqlənməsi (Məlumat - Doğrulama), məhdudiyyət kimi təyin edin siyahı (siyahı) və sonra sahəyə daxil olun mənbə (Mənbə) sütuna keçid ad ağıllı masamızdan qiymət:
Eynilə, müştərilərlə açılan siyahı yaradılır, lakin mənbə daha dar olacaq:
=DOLAYI (“Müştərilər[Müştəri]”)
Function DOLAYI (Birbaşa) bu halda lazımdır, çünki Excel təəssüf ki, Mənbə sahəsində smart cədvəllərə birbaşa bağlantıları başa düşmür. Ancaq eyni keçid bir funksiyaya "bükülmüşdür" DOLAYI eyni zamanda, bir bang ilə işləyir (bu barədə daha çox məzmunu olan açılan siyahıların yaradılması haqqında məqalədə verilmişdir).
Addım 3. Satış girişi makrosunun əlavə edilməsi
Formanı doldurduqdan sonra ona daxil edilmiş məlumatları cədvəlin sonuna əlavə etməlisiniz Satış. Sadə bağlantılardan istifadə edərək, formanın düz altına əlavə ediləcək bir xətt yaradacağıq:
Bunlar. A20 xanasının =B3-ə, B20 xanasının =B7-yə keçidi olacaq və s.
İndi yaradılan sətri kopyalayan və onu Satış cədvəlinə əlavə edən 2 sətirli elementar makro əlavə edək. Bunu etmək üçün birləşməni basın Alt + F11 və ya düymə Visual Basic nişanı geliştirici (İnkişaf etdirici). Bu nişan görünmürsə, əvvəlcə onu parametrlərdə aktivləşdirin Fayl - Seçimlər - Lent Quraşdırma (Fayl — Seçimlər — Lenti Fərdiləşdirin). Açılan Visual Basic redaktoru pəncərəsində menyu vasitəsilə yeni boş modul daxil edin Daxil et - Modul və makro kodumuzu oraya daxil edin:
Sub Add_Sell() Worksheets("Input Forması").Range("A20:E20").Copy 'Data xəttini formadan kopyalayın n = Worksheets("Sales").Range("A100000").End(xlUp) . Cədvəldəki son sətirin sayını təyin edin. Satış İş Vərəqləri("Satış").Xüceyrələr(n + 1, 1).Xüsusi Yapışdırın:=xlPasteValues'i növbəti boş sətirə yapışdırın İş vərəqləri("Giriş Forması").Range("B5,B7,B9"). ClearContents 'son alt formanı təmizləyin İndi açılan siyahıdan istifadə edərək yaradılmış makronu işə salmaq üçün formamıza düymə əlavə edə bilərik Taxmaq nişanı geliştirici (Tərtibatçı — Daxil et — Düymə):
Onu çəkdikdən sonra siçanın sol düyməsini basıb saxlayın, Excel sizdən ona hansı makro təyin etməli olduğunuzu soruşacaq – makromuzu seçin Əlavə_Sat. Düymədəki mətni siçanın sağ düyməsini sıxaraq və əmri seçməklə dəyişdirə bilərsiniz Mətni dəyişdirin.
İndi formanı doldurduqdan sonra sadəcə düyməmizə klikləyə bilərsiniz və daxil edilmiş məlumatlar avtomatik olaraq cədvələ əlavə olunacaq Satış, və sonra yeni müqavilə daxil etmək üçün forma təmizlənir.
Addım 4 Cədvəlləri birləşdirin
Hesabatı yaratmazdan əvvəl cədvəllərimizi birləşdirək ki, daha sonra bölgə, müştəri və ya kateqoriya üzrə satışları tez hesablaya bilək. Excel-in köhnə versiyalarında bunun üçün bir neçə funksiyadan istifadə etmək lazımdır. VPR (BAXIN) qiymətləri, kateqoriyaları, müştəriləri, şəhərləri və s.-nin cədvələ dəyişdirilməsi üçün Satış. Bu, bizdən vaxt və səy tələb edir, həm də çoxlu Excel resurslarını “yeyir”. Excel 2013-dən başlayaraq, cədvəllər arasında əlaqələr qurmaqla hər şey daha sadə şəkildə həyata keçirilə bilər.
Bunu etmək üçün, nişanda Tarix (Tarix) basın Münasibətlər (Münasibətlər). Görünən pəncərədə düyməni basın Yaratmaq (yeni) və açılan siyahılardan onların əlaqəli olması lazım olan cədvəlləri və sütun adlarını seçin:
Vacib bir məqam: cədvəllər bu qaydada göstərilməlidir, yəni əlaqəli cədvəl (qiymət) açar sütununda olmamalıdır (ad) Cədvəldə olduğu kimi məhsulların təkrarlanması Satış. Başqa sözlə, əlaqəli cədvəl sizin istifadə edərək məlumat axtaracağınız cədvəl olmalıdır VPRistifadə olunsaydı.
Əlbəttə ki, masa oxşar şəkildə bağlanır Satış masa ilə Müştəri ümumi sütunla Müştəri:
Bağlantıları qurduqdan sonra bağlantıları idarə etmək üçün pəncərə bağlana bilər; bu proseduru təkrarlamaq lazım deyil.
Addım 5. Biz xülasədən istifadə edərək hesabatlar qururuq
İndi satışları təhlil etmək və prosesin dinamikasını izləmək üçün, məsələn, pivot cədvəlindən istifadə edərək bir növ hesabat yaradaq. Aktiv xananı cədvələ qoyun Satış və lentdəki nişanı seçin Daxil et - Pivot Cədvəl (Daxil et - Pivot Cədvəl). Açılan pəncərədə Excel bizdən məlumat mənbəyi (yəni cədvəl Satış) və hesabatı yükləmək üçün yer (tercihen yeni vərəqdə):
Həyati məqam ondan ibarətdir ki, onay qutusunu aktivləşdirmək lazımdır Bu məlumatları data modelinə əlavə edin (Məlumat Modelinə məlumat əlavə edin) pəncərənin altındakı Excel yalnız cari cədvəldə bir hesabat qurmaq istədiyimizi başa düşsün, həm də bütün əlaqələrdən istifadə edin.
Klikdən sonra OK pəncərənin sağ yarısında bir panel görünəcək Pivot cədvəl sahələrilinkə klikləmək üçün harada Bütün həllərtəkcə indikini deyil, kitabda olan bütün “ağıllı masaları” bir anda görmək. Və sonra, klassik pivot cədvəlində olduğu kimi, sadəcə olaraq istənilən əlaqəli cədvəllərdən bizə lazım olan sahələri sahəyə sürükləyə bilərsiniz. Süzgəc, Satır, Stolbtsov or Dəyərlər, – və Excel dərhal vərəqdə bizə lazım olan istənilən hesabatı hazırlayacaq:
Unutmayın ki, pivot cədvəli vaxtaşırı (mənbə məlumatları dəyişdikdə) üzərinə sağ tıklayarak və əmri seçməklə yenilənməlidir. Yeniləyin və Saxlayın (Təzələmək), çünki o, bunu avtomatik edə bilməz.
Həmçinin, xülasədə istənilən xananı seçib düyməni sıxmaqla Pivot Diaqram (Pivot Diaqram) nişanı Analiz (Təhlil) or Parameters (Seçimlər) onda hesablanmış nəticələri tez bir zamanda vizuallaşdıra bilərsiniz.
Addım 6. Çap edilə bilənləri doldurun
İstənilən verilənlər bazasının digər tipik vəzifəsi müxtəlif çap formalarının və blanklarının (qaimə-faktura, hesab-faktura, aktlar və s.) avtomatik doldurulmasıdır. Bunun yollarından biri haqqında artıq yazmışam. Burada, məsələn, hesab nömrəsi ilə formanı doldurmağı həyata keçiririk:
Güman edilir ki, C2 xanasına istifadəçi nömrə daxil edəcək (cədvəldəki sıra nömrəsi Satış, əslində) və sonra bizə lazım olan məlumatlar artıq tanış olan funksiyadan istifadə edərək çıxarılır VPR (BAXIN) və xüsusiyyətləri İNDEKSİ (İNDEKS).
- Dəyərləri axtarmaq və axtarmaq üçün VLOOKUP funksiyasından necə istifadə etmək olar
- VLOOKUP-u INDEX və MATCH funksiyaları ilə necə əvəz etmək olar
- Formaların və formaların cədvəldəki məlumatlar ilə avtomatik doldurulması
- Pivot Cədvəllərlə Hesabatların yaradılması